|
171 ОУ „Стоил Попов” гр. Нови Искър, ул. “Светлина” № 26 E-mail: 171ouu@gmail.com, ( 991 75 54 |
УТВЪРЖДАВАМ: ……………….
/Канелия Костова -
Директор на 171 ОУ „Стоил Попов”/
Вътрешни правила за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки в 171 ОУ „Стоил Попов“
I.Общи положения
Чл.1.(1) Настоящите вътрешни правила уреждат:
1. Реда за планиране и организация на провеждането на процедурите и за контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки по Закона за обществените поръчки (ЗОП) и другите подзаконови нормативни актове;
2. Задълженията и отговорностите на служителите на 171 ОУ „Стоил Попов“ във връзка с възлагането на обществени поръчки;
3. Осъществяването на предварителен контрол по процедурите за възлагане на обществени поръчки;
4. Контрол по изпълнението на сключените договори за обществени поръчки;
5. Съхранението на достъпа до докуметите, създадени и събрани в хода на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
6. Мониторингът и контролът по изпълнение на договорите за възлагане на обществени поръчки.
(2) Настоящите правила целят да създадат условия за законосъобразно и ефективно разходване на бюджетните средства, както и публичност и прозрачност в дейността по планиране, провеждане и възлагане на обществени поръчки в 171 ОУ „Стоил Попов“ .
(3) Вътрешните правила се прилагат при провеждане на процедури за строителство, доставки и услуги, провеждане на конкурс за проект, при реализирането на проекти, финансирани със средстата на европейските фондове по реда на ЗОП.
(4) Организирането и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки се извършва съгласно разпоредбите на ЗОП и другите подзаконови нормативни актове.
II. Планиране на обществени поръчки
Чл. 2. (1) Процесът по планиране на обществените поръчки се осъществява едновременно с разработването на бюджета на 171 ОУ „Стоил Попов“ за следваща година.
(2) Планирането се осъществява въз основа на мотивирани предложения от заместник-директора, гл. счетоводител, завеждащ административната служба, ръководителите на прокти, както и други лица ангажирани служебно с необходимостта от извършване на строителство, осъществяване на доставки на стоки и/или предоставяне на услуги.
(3) Информацията по ал.2 се предоставя на директора на 171 ОУ „Стоил Попов“ в срок до 20 февруари на текущата година с цел планиране на поръчките.
(4) Завеждащият административна служба обобщава и анализира писмените предложения с оглед необходимостта от организиране и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки.
(5) За определяне на прогнозната стойност на обществената поръчка се анализират стойността на преходни поръчки със същия обект, както и отчетните данни от предходни години за разходваните бюджетни средства за аналогични дейности. За дейности, за които такива данни не са налични, директорът може да изиска или да възложи на екип от администрацията на 171 ОУ „Стоил Попов“ (когато администрацията не разполага с техническо лице /експерт/ притежаващо необходимата компетенстност в съответствие с предмета и сложността на поръчката, може да се наеме външен експерт) да извърши предварително проучване за стойността на поръчката, включително и на обособените позиции.
(6) Приблизителната стойност на поръчката се определя по реда на чл. 14 от ЗОП на база прогнозна цена и определя вида на съответната процедура.
Чл.3. (1) В срок до 1 септември на текущата календарна година заместник-директорът, гл. счетоводител, завеждащ административната служба и ръководителите на проекти представя/т на директора мотивиран доклад за необходимостта от възлагане на обществени поръчки, подлежащи на финансиране през следващата бюджетна година като за всяка поръчка се посочва:
1.Описание на обекта на обществената поръчка;
2.Обща прогнозна стойност на обществената поръчка;
(2) В срок до 30 септември директорът взема решение за приоритетите по дейности и съответните обществени поръчки, за които е обоснована необходимостта от възлагането им заедно с всички постъпили предложения по чл.2, ал.2 от настоящите вътрешни правила.
Чл.4 (1) В срок до един месец след решаване на директора по чл.3, ал.2 завеждащят административна служба, съвместно с гл. счетоводител, изготвят и представят на директора план-график на обществените поръчки, които следва да бъдат възложени.
(2) План-графикът съдържа за всяка поръчка следната информация:
1. описание на обекта на поръчката;
2. обща прогнозна стойност;
3. вид на процедурата съобразно стойността на обществената поръчка;
4. месец от годината, през който следва да бъде сключен договор за определената обществена поръчка;
5. видовете дейности, свързани с подготовката и провеждането на процедурата за възлагане на обществената поръчка и съответните крайни срокове за тяхното изпълнение;
6. отговорните за изпълнението на всяка дейност служители, в чийто обхват от функционални задължения попада обектът на съответната обществена поръчка.
(3) Директорът на 171 ОУ „Стоил Попов“ утвърждава план-графика в срок до 10 дни след приемането на бюджета на училището.
Чл.5 В план-графика задължително се включват следните дейности:
- Изготвяне на задание:
А) Пълно описание на обекта на поръчката, включително по обособени позиции;
Б) технически спецификации;
В)инвестиционните проекти, ако поръчкта е с обект на строителство;
Г) методика за оценка на офертата, включително показателите и относителната им тежест, точни указания за определяне на офертата (когато критерият за оценка е икономически най-изгодната оферта);
Д) изисквания към кандидатите за икономическо и финансово състояние, технически възможности и/или квалификация, съгласно изискванията на ЗОП; Е) условия за изпълнение на поръчката: срок, начин, място на изпълнение на
поръчката; изискуеми минимални гаранционни срокове в обслужване; предлаган размер на гаранцията за участие и изпълнение;
К) предложение относно възможностите за представяне на варианти за офертите.
2. Подготовка на документация за обществената поръчка:
А) решение за откриване на процедурата;
Б) обявяване на обществената поръчка (респ. покана за участие в договарянето);
В) указание към кандидатите за участие в процедурата;
Г) проект на договора за изпълнение на поръчката
Д) образец на офертата, както и указание за подготовката й;
Е) друго образци на документи, съгласно изискванията на ЗОП в зависимост от спецификата на поръчката.
3. Откриване на процедурата – за изпълнението й се изготвят и изпращат необходимите документи до органите, определени в ЗОП
4. Възлагане на поръчката – подготовка на договорите и подписване.
5. Изпълнение на договора
Чл. 6. (1) след утвърждаване на план – графика, включването на нови процедури за възлагане на обществена поръчка се допускат по изключение, по реда на чл. 2 и чл. 4 от настоящите превила.
(2) При необходимост от възлагане на обществена поръчка, при която основанията за провеждане на процедурите не биха могли да бъдат предвидени (процедури на договаряне с обявление в случаите по чл. 84, т. 1 от ЗОП, процедури на договаряне без обявление на чл. 90, т. 1, т. 2, т. 4, т. 8 и т. 12 от ЗОП), ЗАС уведомява с писмен доклад директора / въз основа на мотивирано предложение от учителите или документ доказващ нуждата от строителство, доставка или услуга/. Към доклада на ЗАС се прилага становище на юрист за основателността на провеждане на предложения вид процедура.
(3) Отговорното лице/ лица за провеждане на обществени поръчки, в хипотезата на чл. 2 се определя по разпореждане на директора за всеки конкретен случай, в зависимост от предмета на поръчката
Чл. 7. (1) Копие от утвърдения план–график се предоставя на работещите в 171 ОУ „Стоил Попов“ за следене и/или изпълнение.
(2) Контролът по изпълнение на план–графика се осъществява лично от директора на 171 ОУ или от упълномощено лице.
III. Подготовка на процедурата за възлагане на обществена поръчка
Чл. 8. (1) Подготовката на процедурата за възлагане на обществена поръчка включва:
- Изготвянето на зададените в обема, посочен в чл. 5, т. 1 - изготвя се от определеното за това длъжностно лице, съгласува се с помощник – директора и се представя на директора.
- Изготвяне на документацията за провеждане на обществената поръчка – изготвя се от юрист – консултант (външен експерт) след представяне на задание по т.1
(2) Всички документи трябва да бъдат оформени, като върху тях се отбелязват трите имена и длъжността на лицето, изготвило документа (включително ако външен експерт), и името и длъжността на съгласувалия.
(3) Документите по ал. 1 се изготвят в два екземпляра, комплектоват се съобразно изискванията на ЗОП и се представят на гл. счетоводител за съгласуване, който ги внася на директора за утвърждаване.
Чл. 9 При сложни по предмета си обществени поръчки директорът може определи групова работа за подготовката на техническото задание и документацията за участие.
Чл. 10 (1) В случай, че определеното лице/ца, отговарящи за подготовката на техническото задание, установи, че не притежава необходимия капацитет и знания, то информира незабавно ЗАС за предприемане на действия за привличане на външни експерти, като по възможност посочва образованието и квалификацията, които те трябва да притежават.
(2) Външните експерти се определят от директора, като задачите, които трябва да изпълняват, се възлагат с писмен договор.
(3) Техническите задания, изготвени от външни експерти по силата на договор, се приемат от комисията от длъжностните лица от 171 ОУ „Стоил Попов“, определена със заповед на директора за всеки отделен случай.
Чл. 11 В случаите когато обществената поръчка се възлага чрез процедура на договаряне без обявление или процедура на договаряне с покана, лицата до които се изпращат покани за участие, се определят въз основа на обективни критерии, по предложение на ЗАС. Подборът се мотивира в доклад, който се представя заедно със съответните документи по чл. 5 от настоящите правила.
Чл. 12. Цената на документацията се определя по предложение на гл. счетоводител на база на действащите разходи за нейното изработване.
IV. Обявяване и провеждане на процедурата за възлагане на обществена поръчка.
Чл. 13. (1) Възложителят утвърждава изготвените проекти на документи и дава заповед за откриване на процедурата.
- Директорът, който е упълномощен потребител на АОП публикува поканата /обявлението/ решението в РОП на страницата на АОП.
- В деня на публикуване на документацията в РОП на страницата на АОП, лицето, което отговаря за профила на купувача, я публикува в профила на купувача най–късно на следващия работен ден.
Чл. 14. (1) ЗАС предоставя утвърдената документация в деловодството, където се ксерокопира и окомплектова, включително и тази на електронен носител, след което се предоставя за проучване от кандидатите и се публикува на интернет страницата в профила на купувача.
(2) Документацията за участие в процедурата се предоставя от ЗАС на кандидатите, които желаят изрично да я закупят, след като предварително са заплатили стойността и на каса и са представили платежен документ, удостоверяващ това обстоятелство. Предоставената документация се описва в „Регистър на закупената документация“, който съдържа: обект на обществената поръчка; кандидат - име на физическо лице или фирма на търговеца, лице за контакт /име на преносителя/, телефон и факс за връзка; номер и дата на платежния документ; подпис на приносителя и подпис на служителя, предоставил документацията.
Чл. 15 (1) В случаите, когато в законоустановените срокове постъпят искания от кандидати за разяснения на документацията, юрист, съвместно с лицето, изготвило техническото задание, подготвя писмен отговор.
/2/Разясненията се публикуват в профила на купувача в 4-дневен срок от получаване на искането. Ако лицата са посочили електронен адрес, разясненията се изпращат и на него в деня на публикуването им в профила на купувача. В разясненията не се посочва информация за лицата, които са ги поискали.
Чл. 16. /1/ При приемане на офертите или заявленията за участие секретарят отбелязва върху плика поредния номер, датата и часа на получаването и издава документ с входящ номер.
/2/ Служителят по ал.1 вписва офертите заявленията за участие във входящия регистър, който съдържа:
1. обект на обществената поръчка;
2. кандидат;
3. входящ номер;
4. име и подпис на преносител и получател;
5. всички обстоятелства, в случаите при които възложителят не е приел и е върнал незабавно на кандидатите оферти /заявления, които са представени след изтичане на крайния или в незапечатан или скъсан плик.
/3/ До отварянето им офертите/заявленията се съхраняват в канцеларията на 171 ОУ „Стоил Попов“
V. Получаване, разглеждане и оценка на офертите
Чл. 17 /1/ За провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка по ЗОП Директорът назначава Комисия.
/2/ В комисията се включват служители, определени със заповед на директора, необходимо е задължително да участва юрист, финансист и заявител или друго техническо лице /експерт/, притежаващо необходимата професионална квалификация и практически опит в съответствие с предмета и сложността на поръчката. В комисията могат да бъдат включени като членове външни експерти, съобразно изискванията на ЗОП.
/3/ Заповедта за назначаване на комисията се подписва от директора на 171 ОУ „Стоил Попов“.
/4/ Председателят на комисията:
1. ръководи заседанията на комисията, организира и координира работата на членовете й ;
2. следи за спазване срока на работата на комисията и при необходимост уведомява директора за удължаването му;
3. уведомява директора на 171 ОУ „Стоил Попов“ за необходимостта от определяне на нов член в случаите, когато редовен член не може да бъде заместен от резервен;
4. уведомява директора за приключване на работата на комисията и предоставя заедно с всички документи, събрани в хода на процедурата, протокол /доклад за извършената работа, проект на решение и проекти на уведомителни писма до участниците.
/5/ След получаване на офертите длъжностните лица включени в състава на комисията, предоставят декларации за обстоятелствата по чл. 35, ал.1, т.2 и 3 от ЗОП.
/5/ Отварянето на офертите се извършва при условията и реда на ЗОП.
Чл.18. Деловодството на 171 ОУ „Стоил Попов“ организира:
1. изпращането на необходимите документи/протоколи от дейността на комисията в хода на процедурата, писма и др. / до участниците;
2. получаване на копие от решението за класиране на участниците / кандидатите или от техни представители.
Чл.19. Протоколите / докладите на комисията се съхраняват при ЗАС, като неразделна част от досието / цялата документация/ по съответната обществена поръчка до приключването и.
VI Сключване на договор за обществена поръчка
Чл. 20. /1/ Възложителят сключва писмен договор с класирания на първо място участник;
/2/ При сключване на договора, класираният на първо място участник представя:
1. документи, издадени от компетентен орган за удостоверяване на липсата на доказателства по чл.47, ал.1, т.1 – 4 от ЗОП;
2. декларация за липса на обстоятелства по чл.47, ал.5 от ЗОП;
3. Други изискуеми по ЗОП документи
/3/ Оригиналът на банкова гаранция или оригиналът / заверено от фирмата копие на платежно нареждане за внесена гаранция за изпълнение на договора се изисква и съхранява от главния счетоводител.
Чл. 21. Главният счетоводител:
1. връчва лично „на ръка“ срещу подпис или при заявено от кандидата желание – по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка, на оригинала на банкови гаранции представени за участие под формата на парична сума.
2. задържането на гаранции за участие, упражняването на правата по тях, предвидени в ЗОП.
Чл.22 (1) Директорът или определеното от него лице организира изпращането в 30 – дневен срок на информацията, изготвена по образец, за всеки сключен договор за обществена поръчка до Агенцията за обществени поръчки – за вписване в Регистъра за обществени поръчки.
(2) Определеното лице/лица за поддържане на профила на купувача, публикува в профила на купувача всички документи, подлежащи на публикуване в профила на купувача, съгласно изискванията на ЗОП.
VII. Изготвяне на досие на обществена поръчка
Чл. 23. (1) За всяка обществена поръчка ЗАС изготвя досие, което включва:
1. Фактическо основание за откриване на поръчката – докладна записка;
2. Заповед за откриване на процедурата;
3. Обявление /решение/ публична покана;
4. Техническа спецификация;
5. Документацията за конкретната обществена поръчка;
6. Всякакъв вид кореспонденция по повод процедурата;
7. Заповедта за назначаване на комисия;
8. Постъпилите оферти;
9. Протоколите от дейността на комисията;
10. Декларациите по чл.35, ал.1, т.2 и 3 от ЗОП на членовете на комисията;
11. Решение за избор на изпълнител;
12. Уведомителните писма до участниците/кандидатите по процедурата;
13. Копие от договора за възлагане на обществена поръчка заедно с приложенията към него;
14. Други документи.
(2) За всяко досие се изготвя опис на съдържащите се в него документи, на който се отразява и броя на страниците, които съдържа.
(3) По време на работата на комисията документацията заедно с постъпилите оферти се съхраняват от ЗАС.
(4) След сключване на договора досието на обществената поръчка се предава в архива на училището и се съхранява за срок от пет години след приключване изпълнението на договора.
VIII. Контрол за изпълнение на обществената поръчка. Мониторинг.
Чл. 24. (1) Контрол за изпълнение на сключения договор, осъществяван от външни контролни органи:
- Предварителен контрол по ЗОП – от СО и АОП;
- Последващ контрол – Сметна палата.
(2) Контрол за изпълнение на сключения договор, осъществяван от вътрешни контролни органи:
1. ЗАС, финансовият контрольор и гл. счетоводител осъществяват вътрешен контрол за спазване на договорите по отношение на сроковете за доставка и начин на плащане, съобразно условията в документацията за участие.
2. При специфични дейности контролът може да се възложи на одитори или експерти.
(3) Мониторингът по изпълнение на сключения договор се осъществява от финансовия контрольор, в случай че няма изрично определено за това лице/лица.
Чл. 25 (1) Плащанията по договорите за възлагане на обществени поръчки се осъществяват в предвидените в тях срокове, след представяне и проверка на необходимите документи, указани в договора, както и представяне на приемо-предавателен протокол, удостоверяващ изпълнението по договора. Плащанията се извършват от главния счетоводител.
(2) Главният счетоводител организира изпращането на информация за изплатените суми по сключените договори, както и за предсрочно прекратените договори до Агенцията по обществените поръчки в сроковете, съгласно изискванията на ЗОП.
(3) След изпълнение на договора за конкретната обществена поръчка гл. счетоводител организира връщането на гаранцията за изпълнение на изпълнителя, което се удостоверява със съответен протокол.
(4) При неизпълнение на клаузи по договора, Директорът предприема необходимите действия за търсене на отговорност от изпълнителя.
Чл. 26 (1) Финансовият контрольор представя на директора всяка година в срок до 30.01. доклад за възложените през предходната година обществени поръчки, в които се съдържа информация за:
- Брой възложени поръчки спрямо планираните;
- Брой възложени поръки, които не са планирани;
- Общата стойност на възложените поръчки без провеждане на процедура спрямо общата стойност на поръчките, възложени след провеждане на процедура;
- Състава на комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите;
- Стойност на сключените договори;
- Информация за изпълнителите на обществени поръчки;
- Предявени жалби по реда на чл.120 от ЗОП;
- Договори, изпълнени в срок;
- Неизпълнение на договори за обществени поръчки;
- Наложени договорни санкции;
- Предложения за подобряване на организацията.
(2) Главният счетоводител в срок до първи февруари на текущата година организира изготвяне на справка за изплатените суми по сключените договори за възлагане на обществени поръчки по ЗОП през предходната отчетна година.
(3) Директорът в срок до три дни след получаването на попълнената справка обобщава информацията за общата сума, изплатена за проведени процедури по ЗОП за предходната отчетна година, и организира изпращането на информацията до Агенцията за обществени поръчки на утвърден от агенцията образец.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
- Тези правила се издават на основание чл.8б от ЗОП и влизат в сила след утвърждаването им от директора на 171 ОУ „Стоил Попов“, гр. Нови Искър, със заповед №РД-91/18.09.2018г.
- Тези правила подлежат на изменения при промяна на нормативната уредба, уреждаща правилата за провеждане на обществени поръчки. Всяко изменение на настоящите вътрешни правила се извършва със заповед на директора и влиза в сила след утвърждаването им.
- Настоящите правила са задължителни за всички служители в 171 ОУ „Стоил Попов“, гр. Нови Искър . Неизпълнението им е основание за търсене на дисциплинарна отговорност по реда на Кодекса на труда.